Antragsprozesse neu gedacht –
mit KI-Technologie
Entlasten Sie Sachbearbeiter, beschleunigen Sie Entscheidungen und bieten Sie Ihren Bürgern ein intuitives Antragserlebnis.
Tabit VLmate für Ihre Kommune
Ihr Bürger füllt einen Antrag im Bürgerportal online aus. Bei fehlenden oder fehlerhaften Angaben zwischen den Antragsdaten und den Nachweisdokumenten wird er direkt mit sofortiger, verständlicher Rückmeldung darauf hingewiesen.
Der Sachbearbeiter erhält in seiner Benutzeroberfläche mithilfe eines umfassenden Regelwerks Hinweise zur fachlichen Vollständigkeits- und Konsistenzprüfung.
Echtzeit-Feedback
Automatische Rückmeldungen – noch während der Antragstellung.
Eigenes Frontend für Mitarbeiter
Strukturierte, workflowbasierte Oberfläche für effizientes Arbeiten.
Integriertes Expertenregelwerk für Mitarbeiter
Prüflogik nach Ihren Fachvorgaben
Über gängige Webbrowser nutzbar
Kein Client, kein Aufwand – einfach starten über Chrome, Edge & Co.
VLmate zu Ihrem Vorteil nutzen
Machen Sie den nächsten Schritt zur zukunftsfähigen Kommune
Vorteile für Mitarbeiter
- Weniger Rückfragen
- Weniger manuelle Dateneingabe
- Schneller Überblick über offene Vorgänge
Vorteile für Ihre Bürger
- Sofortige Rückmeldungen zu fehlenden Angaben
- Schnellerer Bescheid → positiveres Nutzererlebnis → höheres Vertrauen
Wirtschaftliche Vorteile
- Prozesse skalieren ohne zusätzliches Personal
- Zeit für die Antragsbearbeitungen um bis zu 80% reduzieren.
- Einsparungspotenziale durch Automatisierung und kürzere Durchlaufzeiten
Anwendungsfälle
Für Kommunen
1. „Aufenthaltstitel“
Herausforderung in der Praxis:
Die Bearbeitung ausländerrechtlicher Anträge ist für viele Ausländerbehörden zeitaufwendig, fehleranfällig und stark von manuellen Prozessen geprägt. Antragstellende erleben häufig lange Bearbeitungszeiten und fehlende Transparenz über den Verfahrensstand. Gleichzeitig kämpfen Behörden mit hoher Arbeitsbelastung und komplexen Prüfroutinen, die wertvolle Ressourcen binden. Es fehlt an intelligenten Lösungen, die sowohl Antragstellende als auch Sachbearbeitende effektiv entlasten und dabei bestehende Systeme nahtlos integrieren.
Unsere Lösung:
VLmate prüft Anträge und Nachweisdokumente automatisch auf Vollständigkeit und Konsistenz, gibt verständliches Feedback, erstellt einen strukturierten „digitalen Zwilling“ des Antrags und unterstützt so sowohl Antragstellende als auch die Verwaltung effizient im gesamten Prozess.
- Online-Antragsprüfung mit Echtzeit-Feedback:
Das System prüft während der Antragstellung automatisch die Übereinstimmung zwischen Antragsdaten und Nachweisdokumenten und gibt sofort verständliches Feedback bei Fehlern oder fehlenden Angaben. Dadurch steigt die Qualität der Anträge bereits bei Einreichung, und der Aufwand für Nachforderungen wird deutlich reduziert. - Sachbearbeitenden-Interface zur fachlichen Vollständigkeits- und Konsistenzprüfung:
Die Software unterstützt die Verwaltung durch eine intelligente Prüfung von Anträgen und Nachweisen mithilfe eines Expertenregelwerks, das Vollständigkeit und Konsistenz analysiert und daraus Bearbeitungshinweise sowie automatische Nachforderungen ableitet.
💡 Was VLmate konkret leistet
- Digitale Plausibilitätsprüfung der Kundenangaben
- Erkennung fehlender Angaben
- Nachforderungsmanagement
2. Wohngeldanträge
Herausforderung in der Praxis:
Anträge sind oft unvollständig oder fehlerhaft ausgefüllt, was zu aufwändigen Nachforderungen und Verzögerungen führt. Die manuelle Prüfung zahlreicher Unterlagen bindet personelle Ressourcen und erschwert eine zügige Bearbeitung. Hinzu kommen komplexe Einkommensberechnungen und individuelle Fallkonstellationen, die eine hohe fachliche Genauigkeit und Sorgfalt erfordern – besonders angesichts steigender Antragszahlen und begrenzter Kapazitäten.
Unsere Lösung:
Mit unserer KI-gestützten Anwendung wird die Wohngeldantragsbearbeitung für den Sachbearbeiter radikal vereinfacht:
Effiziente Rückstau-Bearbeitung
Dank optimierter Prozesse und gezieltem Einsatz von VLmate wird der bestehende Rückstau an Papieranträgen zügig und zuverlässig abgearbeitet. Dies sorgt auch ebenfalls auch dafür, dass sich kein neuer Antragsstau mehr aufbaut.Sachbearbeiter-Benutzeroberfläche:
Der Sachbearbeiter erhält einen vorkategorisierten Antrag, bei dem Vollständigkeit bereits geprüft ist. Alle Dokumente sind sortiert, verschlagwortet und analysiert (z. B. anhand von Schlüsselbegriffen oder Datumskonflikten). Rückfragen werden drastisch reduziert.Ergebnis:
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit wird um bis zu 70 % reduziert, die Kundenzufriedenheit steigt durch frühzeitiges Feedback, und die Mitarbeiter können sich auf die wirklich komplexen Fälle konzentrieren.
💡 Was VLmate konkret leistet
- Texterkennung in PDFs per KI
- Automatische Klassifikation von Nachweisen
- Vorschläge zur nächsten Prozessentscheidung
- Warnung bei Inkonsistenzen in Angaben
Onboarding-Prozess
Unser erprobter Onboarding-Prozess bringt Sie in wenigen Wochen vom Erstkontakt zur produktiven Nutzung.
Erstgespräch
Ziele und Use Case klären
1.
In einem 30-60 minütigen Termin besprechen wir gemeinsam:
Ihren bevorzugten Anwendungsfall (z.B. Aufenthaltstitel, Wohngeld)
Ihre technischen Anforderungen
Erwartungen an Effizienz, Integration und KI-Unterstützung
- Zeitaufwand: ca. 60 Minuten
- Ergebnis: Klare Zieldefinition + Machbarkeitseinschätzung
Erstgespräch
Ziele und Use Case klären
Demo
Vorführung in unserer Demoumgebung
2.
Wir zeigen ihnen in einer ersten Demo, was sie von unserer Lösung erwarten können:
Frontend für Sachbearbeiter & Antragsteller
Beispielanträgen und Testdaten
- Zeitaufwand: ca. 60 Minuten
- Ergebnis: Erste Hands-on-Eindrücke & technische Validierung
Pilotvorbereitung
Auswahl & Vorbereitung des Pilotprozesses
3.
Gemeinsam erarbeiten wir den konkreten Prozess für ihren Anwendungsfall:
Definition der Dokumententypen
Anpassung des Regelwerks an Ihre Anforderungen
- Zeitaufwand: 4-6 Wochen
Pilotvorbereitung
Auswahl & Vorbereitung des Pilotprozesses
Integration & Anbindung
Zugang zur Testumgebung
4.
Unsere Lösung lässt sich flexibel anbinden – über:
REST-API
Unterstützung von Standards (FIM, xöf)
CSV-Schnittstellen
Anbindung an bestehende Fachverfahren
Datenschutz & Sicherheit sind voll gewährleistet – DSGVO-konform, rollenbasiert, verschlüsselt
- Zeitaufwand: 2-3 Wochen
Feedbackrunde
Optimierung Ihres Prozesses
5.
Sie gehen mit dem Piloten live – intern oder mit ausgewählten Nutzern. In der Feedbackrunde klären wir:
Nutzererfahrungen (Kunde & Sachbearbeiter)
Optimierungspotenzial im Regelwerk
Entscheidungsgrundlage für den Rollout
- Zeitaufwand: flexibel
- Ergebnis: Entscheidungssichere Basis für Skalierung oder Rollout
Feedbackrunde
Optimierung Ihres Prozesses
Go-Live
Zugang zu ihrer Produktivumgebung
6.
Nachdem die Optimierungen abgeschlossen und das Regelwerk angepasst wurde, können Sie VLmate nutzen.
Pilotangebot für Tabit VLmate
Wir digitalisieren Ihren ersten Antragsprozess – inklusive KI-Modul und Frontend für Sachbearbeitung & Antragsteller.
Ihre Daten und die der Kunden in sicheren Händen
Datensicherheit, auf die Sie sich verlassen können
Unsere Lösung erfüllt höchste Standards im Bereich Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance – von Grund auf.
Ihre Daten und die Ihrer Kunden sind bei uns bestmöglich geschützt. Ausserdem ist unsere KI-Anwendung in Deutschland gehostet.
Vertrauen Sie auf eine Lösung, die Sicherheit nicht verspricht, sondern nachweislich umsetzt.
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